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Zotero – Tipps

Nachdem ich in einem ersten Post das Literaturverwaltungsprogramm Zotero vorgestellt habe, hier drei Tipps, die die Arbeit mit Zotero vereinfachen können:

Tipp 1: DOIs entfernen

Zitationsstile Zotero unterstützt verschiedene Zitationsstile (= Zitierregeln), die der American Medical Assoiciation, diverse Varianten des Chicago Manual of Style, und auch den Zitationsstil der American Psychological Association in der 6. Auflage. Über Actions » Preferences » Cite kann in der Karteikarte Styles der benötigte Stil festlegt werden. Die aktuellste Version solltet ihr vom Zotero Stilverzeichnis herunterladen und dann über den Plus-Button in den Style Manager laden. Das spart ’ne Menge Zeit… Einige Fehler in der Formatierung, die ich manuell korrigiert hatte, sind mittlerweile ausgebügelt worden. Nach dem Import findet ihr den xml-formatierten Style unter ..Zoterostylesapa.csl.

Seit der 6. Auflage des APA Publication Manuals können Referenzen über ihr DOI, den sog. Digital Object Identifier eindeutig benannt und wiedergefunden werden. DOIs besitzen folgenden Aufbau doi:10.ORGANISATION/ID und sind eigentlich eine praktische Sache. BTW steigern sie auch den Wert eines guten Literaturverwaltungsprogramms, da die kryptischen DOIs sich ohne nur schwer beherrschen lassen.

Offiziell empfiehlt die APA – wo vorhanden – DOIs zu verwenden und der APA Citation Style von Zotero folgt dieser Empfehlung. Aber das neue System hat sich noch nicht bei allen Verlagen durchgesetzt. Um nun beide Varianten (ohne Löschen von Informationen) bedienen zu können, reicht es, die entsprechenden Zeilen des csl-Files auszukommentieren:

<!-- <if variable="DOI">
  <text variable="DOI" prefix="doi:"/>	    
</if> -->

Tipp 2: Suchliste für Literaturbestand

Kryptische UNIX-Verzeichnisstrukur von Zotero Die Ordnerstrukur, in die Zotero die pdf-Files ablegt, ist… nun ja… zumindest gewöhnungsbedürftig. Die Ordnernamen bestehen aus kryptischen Buchstaben-Zahlen-Kombinationen und erlauben keinerlei Rückschluss auf den Inhalt. Deshalb wird in regelmäßigen Abständen im Zotero Forum der Wunsch nach einer von Menschen lesbaren Ordernstruktur laut. Es werden auch diverse Lösungsvorschläge besprochen, aber eine wirkliche Lösung dafür ist noch nicht in Sicht.

Suchliste bringt alle pdf-Files zum Vorschein Wenn man allerdings nur beabsichtigt, alle pdf-Files an einem Ort angezeigt zu bekommen, so dass man auch ohne größeren Aufwand mehrere pdf-Files auswählen und kopieren/ drucken/ emailen kann, dann eignet sich eine Suchliste, die Windows 7 von Haus mit bringt. Wenn man im Windows Explorer eine Suche im storage-Ordner von Zotero nach *.pdf durchführt, werden alle Unterordner nach pdf-Dateien durchforstet und angezeigt. Die Suche kann unter „Suche speichern“ in die Favoritenliste aufgenommen werden. Die Suchergebnisse sind nicht statistisch, sondern die Suche wird aktualisiert. So wird die Ordnerstruktur von Zotero einerseits nicht angetastet, andererseits hat man alle Dateien an einem zentralen Ort im Zugriff.

Tipp 3: Bibliothek für unterwegs

Zotero & Dropbox gemeinsam nutzenDie von Zotero angebotenen 100 MB freien Speicher zum Auslagern seiner Bibliotheksdateien sind schnell belegt. Möchte man weiterhin auch auf die Dokumente zugreifen, dann gibt es neben der kostenpflichtigen Variante webspace bei zotero.org hinzuzukaufen, noch die Möglichkeit, den kompletten Ordner der standalone Version in einen Dropbox-Ordner zu schieben. Bei Dropbox sind derzeit 2 GB kostenlos (Stand August 2011). So kann man auch von verschiedenen Computer auf ein- und dieselbe Literaturdatenbank zugegriffen werden. Dazu legt man am Besten den storage-Ordner in den Zotero-Ordner und den wiederum in den Dropbox-Ordner. Dann noch unter Actions » Preferences » Advanced den Ort des Datenverzeichnisses anpassen und die Datenbank wird dank Dropbox über verschiedene Rechner hinweg synchronisiert

Nachtrag: Vielleicht war dieser Punkt ein wenig zu optimistisch. Zwar funktioniert die Variante bei mir, aber es scheint bei vielen Nutzern durch die Synchronisation via Dropbox zu schwerwiegenden Problemen zu kommen. Es empfiehlt sich sicherlich ein Blick auf das Plugin Zotfile, wie in den Kommentare empfohlen.

Kennt ihr noch weitere shortcuts oder Tipps, die ihr mitteilen wollt? Oder habt ihr ein Problem mit Zotero und wundert euch, ob es dafür eine Lösung gibt? Dann schreibt mir einen Kommentar!